Intern of extern: welke vraag stelt een organisatie eigenlijk?

De beslissing of een vertrouwenspersoon intern of extern wordt belegd lijkt een praktische keuze. Dat is ze ook, in de meeste gevallen. Maar soms vertelt ze meer: over wat een organisatie haar medewerkers durft te geven, en wat niet.

Het initiatiefwetsvoorstel dat werkgevers met ten minste tien werknemers verplicht een vertrouwenspersoon aan te wijzen, ligt bij de Eerste Kamer. Het heeft de vraag in veel bestuurskamers nu al concreet gemaakt. Niet langer of er een vertrouwenspersoon moet zijn, maar hoe dat er precies uit ziet. Wie. In welke positie. En of die persoon iemand intern is of van buiten komt.

Die afweging is zinvol. Maar in de gesprekken die ik over dit onderwerp voer, valt me op dat de argumenten die worden ingebracht zelden gaan over wat het beste werkt voor de medewerkers die de vertrouwenspersoon ooit nodig hebben. Ze gaan over kosten. Over beschikbaarheid. Over wie er al in dienst is en dit erbij zou kunnen doen. Dat zijn werkbare overwegingen. Ze zijn alleen niet de enige.

Wat de keuze doet met de drempel

Een vertrouwenspersoon is zo toegankelijk als de mensen die hem of haar nodig hebben, hem of haar als veilig ervaren. Dat klinkt voor de hand liggend. In de praktijk wordt het zelden zo geformuleerd bij de aanstelling.

Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie, de cultuur en de gezichten. Dat heeft waarde. Dezelfde bekendheid maakt de stap voor sommige medewerkers echter kleiner, terwijl hij die stap voor anderen juist groter maakt. Want de vertrouwenspersoon loopt in de wandelgangen. Is bij dezelfde teamuitjes. Werkt misschien in hetzelfde gebouw als degene over wie het gaat, of heeft een relatie met de leidinggevende van de melder.

Vertrouwen is geen juridisch begrip. Mensen melden niet als ze er zeker van zijn dat het veilig is. Ze melden als ze er veilig genoeg over voelen. En die drempel wordt niet alleen bepaald door de kwaliteit van de vertrouwenspersoon, maar door de positie die die persoon heeft in het systeem waar ook de melder deel van uitmaakt.

De schijn van onafhankelijkheid

In de beroepsgroep is er een begrip dat regelmatig terugkeert: de schijn van belangenverstrengeling. Het gaat niet om de vraag of een vertrouwenspersoon onafhankelijk is, maar of medewerkers die dat nodig hebben dat ook zo kunnen ervaren.

Een vertrouwenspersoon die intern werkt, heeft een arbeidsrelatie met dezelfde werkgever als de melder. Die positie is structureel ingewikkeld, ook als de persoon in kwestie integer en deskundig is. Want de melder weet dat niet altijd. En bij twijfel meldt men liever niet.

Een externe vertrouwenspersoon staat buiten die arbeidsrelatie. Dat brengt zijn eigen nadelen. Minder bekendheid met de cultuur. Soms minder direct bereikbaar. Niet altijd een gezicht dat medewerkers herkennen als ze er voor het eerst van horen. Maar het biedt iets wat voor een deel van de potentiële melders doorslaggevend is: afstand van het systeem waarvan ze zelf onderdeel zijn.

De vraag is niet of een interne vertrouwenspersoon goed werk kan doen. De vraag is of medewerkers die met een melding worstelen dat ook zo zien.

Wat organisaties zichzelf kunnen afvragen

De keuze voor intern of extern hoeft geen principiële keuze te zijn. Ze kan pragmatisch zijn, mits de organisatie eerlijk naar de randvoorwaarden kijkt. Drie vragen die ik aan bestuurders en HR-directeuren meegeef als ze deze afweging maken:

Hoe klein is de organisatie? In een team van twintig of dertig mensen kent iedereen iedereen. Een interne vertrouwenspersoon is daar iemand die ook bij de lunch aanschuift en weet wie er recent een waarschuwing heeft gekregen. Die context is soms helpend, maar maakt de drempel voor de melder in veel gevallen hoger.

Hoe verankerd is de meldcultuur? Als het meldpunt relatief nieuw is, of als er weinig meldingen zijn geweest, is de kans groot dat er al een hoge drempel bestaat. Een interne vertrouwenspersoon hoeft die drempel niet te verhogen, maar het risico is er.

Hoe is de machtsverhouding geregeld? Als de vertrouwenspersoon functioneel afhankelijk is van dezelfde mensen over wie gemeld kan worden, of als zijn of haar positie in de organisatie samenhangt met het management dat hij of zij zou moeten informeren, is dat een reden om serieus bij de externe optie stil te staan.

Een externe vertrouwenspersoon lost niet alle problemen op. Maar de keuze voor extern is in veel organisaties een eerlijkere keuze richting de mensen die de functie uiteindelijk moeten gebruiken. Niet omdat intern slecht is, maar omdat de drempel voor de melder de maatstaf moet zijn, en die drempel vraagt eerlijkheid.

Wat de wet vraagt en wat ze niet regelt

Het voorstel schrijft voor dat er een vertrouwenspersoon is. Het schrijft niet voor dat die vertrouwenspersoon effectief bereikbaar is. Dat laatste is een keuze die de organisatie maakt, of nalaat te maken.

Organisaties die nu al een vertrouwenspersoon aanwijzen om voorbereid te zijn, doen zichzelf tekort als ze daarna niet kijken of die aanwijzing ook werkt. Weten medewerkers wie het is. Weten ze hoe ze hem of haar bereiken. Hebben ze er een gevoel bij dat ze zelf als veilig genoeg ervaren.

Die vragen zijn niet te beantwoorden vanuit een bestuurskamer. Ze vragen een eerlijk gesprek met de mensen voor wie de functie bedoeld is.

Als je als lezer die keuze nu maakt of herziet: leg hem ook voor aan de medewerkers zelf. Niet in een formele enquête, maar in een informeel gesprek. Je hoort dan iets anders dan wat de papieren afweging je vertelt.